Как заполнять личный листок по учету кадров

Инструкция: заполняем личный листок по учету кадров

Зачем заполнять

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что ее заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный учетный листок по учету кадров — после оформления на работу.

Правила заполнения

Законодатели не предусмотрели унифицированную форму бланка, инструкцию, как заполнить личный листок по учету кадров и образец заполнения. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

  1. Фото 4х6 см.
  2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
  3. Дата, место рождения.
  4. Национальность.
  5. Адрес проживания, контактный телефон.
  6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
  7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
  8. Пребывание за границей.
  9. Сведение о составе семьи.
  10. Воинская обязанность.

После оформления бланка, работник проставляет подпись и дату заполнения документа.

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки бывают различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

Где и сколько хранить

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.

Личный листок по учету кадров. Бланк и образец заполнения

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

  • дате его рождения,
  • адреса местожительства,
  • серии и номера паспорта,
  • сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Читать еще:  Как Банки Проверяют Заемщика

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Личный листок по учету кадров

Для частных организаций этот документ не является обязательным. Для государственных организаций обязательность его применения в каждом конкретном случае определяется специальным нормативно-правовым актом. Например, по Приказу Генпрокуратуры России от 13.03.2018 № 135, этот документ обязателен в личных делах прокурорских работников, и сотрудники отдела персонала прокуратуры знают, как заполнить личный листок по учету кадров с учетом специфики. Единого нормативного акта, который бы обязывал все государственные предприятия использовать листок, не существует.

В листке собраны основные данные о сотруднике. Это позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними, составить правильное представление о новом работнике и принять решение о том, какую работу ему поручить.

Правила заполнения

Листок содержит следующие сведения о сотруднике:

  • Ф.И.О. гражданина;
  • пол;
  • число, месяц, год и место рождения;
  • национальность;
  • домашний адрес, телефон;
  • паспортные данные;
  • образование;
  • сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
  • профессиональные навыки и умения;
  • пребывание за границей: период, место, цель поездки;
  • отношение к воинской обязанности;
  • данные о семейном положении;
  • сведения о близких родственниках: степень родства, Ф.И.О., год рождения;
  • дата заполнения и личная подпись сотрудника;
  • фото размером 4×6 см.
Читать еще:  Telex что это

Бланк заполняется работником собственноручно. Правильность указанных в документе данных.заверяется подписью.

Какие документы требуются для оформления

Сведения в листок по учету кадров вносятся на основании документов. Работнику понадобятся:

  • паспорт;
  • диплом об образовании;
  • трудовая книжка;
  • военный билет;
  • документы о семейном положении;
  • справки о наличии наград, льгот и т. д.;
  • личная фотография.

Что делать, если сведения устарели

В жизни каждого человека происходят перемены. В связи с этим сведения, внесенные в документ, теряют свою актуальность. Как вариант — сотрудница после свадьбы берет фамилию мужа. Или работник окончил обучение в учебном заведении и получил диплом, подтверждающий наличие у него новой ступени образования. В этом случае сотрудник обращается к кадровику и передает ему новую информацию, предъявив подтверждающий изменения документ.

Поскольку изменения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к личному листку по учету кадров. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.

Можно ли отказаться от заполнения бланка

Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Принудить человека к заполнению документа никто не может. Но, принимая решение об отказе, работнику необходимо учитывать, что этот факт не лучшим образом повлияет на сложившееся о нем впечатление. Совсем другое дело, если речь идет о прокуратуре — личный листок по учету кадров заполняется работником собственноручно и находится в первом разделе его личного дела.

Можно ли забрать его после увольнения

Так как этот документ является частью кадровой документации фирмы, забрать его гражданин не вправе даже после увольнения. Но никто не запрещает обратиться к работодателю с письменным заявлением, содержащим просьбу о предоставлении ему на руки заверенной копии листка.

Заполняем личный листок по учету кадров

В документ, по сути представляющий собой анкету, вносятся данные о профессиональной деятельности, образовании, сведения о семье сотрудника.

Такая анкета не имеет унифицированной формы. Каждая организация имеет право составить ее по-своему.

Бумага заполняется один раз самим работником от руки. В ней отражается информация, подкрепленная:

  • паспортом;
  • военным билетом;
  • дипломом об образовании;
  • другой персональной документацией.

Все строки заполняются полно, односложные ответы недопустимы. Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется, в случае когда какие-то данные изменяются.

Сотрудник может отказаться заполнять или подписывать документ, поскольку он не является обязательным.

Посмотрим подробнее, как заполнить личный листок по учету кадров.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Вторая часть содержит сведения о ближайших родственниках, которыми традиционно считаются отец, мать, родные и неполнородные (имеющие общих отца или мать) братья и сестры, дети, бабаушки и дедушки (мужья и жены, дяди, тети и племянники близкими родственниками не являются) — статья 14 Семейного кодекса РФ.

Важно! Работник может не отвечать на вопрос о ближайших родственниках, а вот сведения о военной обязанности указать нужно обязательно.

В разделе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» нужно заполнить информацию, начиная с последнего места работы, в обратном хронологическом порядке.

Далее работник сообщает о себе дополнительные сведения, касающиеся его уровня знания иностранных языков, наличия ученых степеней и целей поездок за границу.

После заполнения документ должен быть заверен подписью нового сотрудника.

Вся документация по персональному составу является собственностью предприятия, и забрать свою анкету, заполненную при поступлении на работу, работник не имеет права даже после увольнения.

Образец личного листка по учету кадров 2019

Одним из кадровых документов, хранящихся в личном деле каждого работника, является листок по учету кадров. Рассмотрим правила его заполнения.

Что такое личный листок по учету кадров?

При приеме на работу работник заполняет ряд документов, содержащих персональные данные о себе. К такому и относится личный листок по учету кадров. Это вспомогательный документ кадрового учета сотрудников, оформляемый на основе документов личного характера: паспорта, документов об образовании, трудовой книжки и т.д.

После трудоустройства все изменения в листок вносятся работником кадровой службы в соответствии с представленными сотрудником документами об изменении персональных данных.

Читать еще:  Где лучше взять онлайн займ

Зачем он нужен?

Систематизированная в листке информация дает работодателю полную картину о работнике. Это его профессиональный портрет, позволяющий сделать выводы о том, на какую должность он сможет претендовать.

Разумеется, уровень мастерства сотрудника можно определить уже по истечении какого-то времени и результатам выполнения порученной работы. Но первоначальный портрет составить на стадии изучения листа тоже возможно. Работодатель сможет принять решение, давать ли новобранцу важную и ответственную работу.

Кто же заполняет лист по учету кадров? При приеме на работу сотруднику выдается бланк листка по учету кадров, который он должен заполнить собственноручно. Он содержит анкетные и биографические данные гражданина.

Как правильно составить личный листок по учету кадров?

Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.

Стандартная форма включает в себя:

  1. Фотографию сотрудника.
  2. Данные персонального характера:
  • ФИО работника полностью;
  • дата и место рождения;
  • национальность, гражданство;
  • паспортные данные;
  • адрес регистрации и места жительства;
  • сведения о семье.
  1. Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
  2. Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
  3. Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.

Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.

Форма личного листка

Как заполнить и вносить изменения?

Любые перемены в личных данных, получении образования, смены паспорта, изменения семейного статуса сотрудника должны стать причиной для его обращения в кадровую службу. На основании представленных документов кадровик вносит в личную карточку соответствующие данные.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

  1. В форму документа обязательно вклеивается фотография работника формата 4×6 см (в верхний правый или левый угол). Для этого может быть определены границы вклейки.
  2. Последовательно заносятся личные сведения гражданина в соответствии с документом, удостоверяющим личность:
  • ФИО полностью,
  • дата и место рождения.

Национальность не является обязательным реквизитом к заполнению, поэтому требовать это работодатель не имеет право. Гражданин может указать ее по своему желанию.

  1. Строка «Образование» содержит информацию о присвоенном статусе наиболее значимом. Например, закончив ВУЗ гражданин получает диплом о получении высшего образования, в этой строке он впишет «высшее».

Далее перечисляются сведения о полученном образовании, причем данные об образовательном учреждении, годах поступления и окончания, специальности и номере диплома (аттестата) того образования, которое является самым значимым. Тем самым гражданин подтверждает наличие образования, указанного в соответствующей строке.

  1. Владение иностранными языками заполняется по желанию сотрудника с уточнением уровня владения ими.
  2. Если присвоены ученая степень или ученое звание, а также имеются научные труды, их следует указать. Такая информация имеет значение для некоторых должностей, на которые претендует гражданин. Все указанные сведения должны иметь документальное подтверждение.
  3. Далее следует таблица об опыте работы, данные вносятся в обратном хронологическом порядке в соответствии с трудовой книжкой.
  4. Таблица о пребывании за границей может быть заполнена на усмотрение гражданина. Некоторые государственные учреждения требуют указать такие сведения.
  5. При наличии наград правительственного статуса, они перечисляются с указанием даты награждения и наименования.
  6. Сведения о воинском учете является необходимыми для кадровой службы, поэтому военнообязанные должны их заполнить.
  7. Семейное положение с реквизитами близких родственников заполняются по состоянию на момент оформления карточки.
  8. Обязательно указываются адрес регистрации и места жительства, а также реквизиты паспорта гражданина.
  9. Завершается документ датой его составления и личной подписью заполнившего его.

Сотрудник при приеме на работу вправе отказаться от заполнения личного листка, если поступает на работу в негосударственную структуру. Однако, государственные органы в этом случае будут вынуждены не допустить такого работника к исполнению должностных функций.

Заполненный пример личного листка в 2019 году:

Как правильно хранить?

Личный листок по кадровому учету вшивается в дело работника и подлежит хранению наравне с остальными кадровыми документами. Сформированные до 2003 года дела должны храниться 75 лет, позднее 2003 года – 50 лет. Личные кадровые документы руководства организации следует хранить постоянно.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector